No es ningún secreto que son numerosos los beneficios que aporta la externalización de servicios y, prueba de ello es que cada vez más, la empresa depende de los proveedores; pero estas soluciones no está exenta de diversos riesgos.
Hoy en día, el papel de las compras dentro de una compañía, no es sólo asegurar los mejores precios para los productos y servicios obtenidos, sino también controlar los posibles riesgos que pueden producir. Unos peligros que muy bien se pueden controlar desde el departamento de compras de varias maneras:
Implantando rigurosos procesos de selección para los proveedores lo que garantiza que éstos se ajusten a las necesidades de la organización. Es muy positivo: solicitar diferentes ofertas y pasar por un proceso de selección que implique en algunos casos la realización de RFQ, efectuar llamadas de referencia que nos informen de su experiencia, pedir presentaciones o “demos” de las necesidades, la realización continua de benchmarking, etc.
Preparación de un análisis financiero, revisando el estado del proveedor en esta materia con vistas a minimizar el riesgo de insolvencia de éste y evitar faltas de entregas de los servicios contratados ajenas a la voluntad del cliente.
Tomar medidas de seguridad en relación con los datos de carácter sensible o estratégico. Salvaguardarnos de los incumplimientos de confidencialidad o de gestión. Para ello deberemos de introducir clausulas en el contrato, del tipo:
- El proveedor debe obligatoriamente cumplir la normativa de seguridad respecto de los datos que se generen durante la actividad que se contrata.
- Obligatoriedad de la destrucción de los datos generados al finalizar la actividad contratada.
- Salvaguardar la propiedad intelectual a favor de la empresa de toda la actividad desarrollada durante el acuerdo.
- Definir un acuerdo de intercambio de los datos que se comparten entre la compañía y el proveedor para proteger la confidencialidad previamente acordada por nuestra parte con nuestros clientes u otros proveedores.
- Añadir cláusulas de terminación anticipada, en caso de cualquier incumplimiento por parte del proveedor.
- Incluir una cláusula de SLA’s en el contrato, que marque unos objetivos mínimos de cumplimiento por parte del proveedor y asegure que esos niveles se respetan, con el objetivo de evitar o, en el peor de los casos, mitigar, interrupciones de suministro; todo ello, salvaguardado con amenaza de penalizaciones en caso de que no se cumplan las expectativas del servicio.
- Evitar costes ocultos, intentando que el contrato cubra todos los costes posibles para evitar o minimizar impactos económicos posteriores.
- Por último, es también recomendable salvaguardar los derechos de la empresa en caso de que se produzca algún cambio societario en la figura del proveedor (fusión, adquisición, etc) que nos evite posibles incumplimientos de los acordado.
Siclo puede ayudarte a gestionar las necesidades de tu empresa, contacta en caso de que requieras más información.