Los gastos en viajes corporativos, es una de las mayores partidas que tienen las empresas y aunque, se hayan reducido drásticamente en los últimos años poniendo en riesgo la consecución de algunos negocios,  la tendencia está cambiando desde principios de esta década.

Una de las claves para optimizar los viajes, es empezar a considerarlos como inversión futura y no como un gasto y para ello, hay que mejorar la gestión de viajes (travel management) y empezar a considerar a la agencia de viajes como un partner y no como un mero proveedor de servicios.

El objetivo: mejorar el control del cumplimiento de la política de viajes y controlar las desviaciones para que la empresa pueda gestionar el gasto y adoptar medidas de ahorro, es clave en todo el proceso, y debe ser posible, sin que se perjudique sus objetivos ni la calidad del viaje de los empleados, en resumen: viajar lo mismo y con la misma calidad a un precio más reducido, sin que afecte a los negocios. Para ello, y dependiendo del departamento al que se le pregunte, las necesidades de información, los objetivos y conclusiones, serán diferentes:

  • Compras: Ahorro de costes. Proveedores preferentes, negociamos en línea con nuestras necesidades….
  • RRHH: Se cumple la política de viajes. Duración vuelo, comodidad, anticipación en la compra…
  • Financiero: Cumplimiento del presupuesto. Existen desviaciones de algún presupuesto, donde se imputa cada gasto, hay desviaciones de proyectos.
  • Dirección: Visión global del ahorro final y su impacto directo en la cuenta de resultados.

Un buen reporting, es imprescindible para mejorar el control de estos gastos. Estos informes de gestión nos darán la información necesaria para conocer y evaluar con detalle los desplazamientos del personal de la empresa y los costes adheridos a los mismos.

Es aquí, donde la figura del Travel Manager es crucial dentro de la compañía, y su funciones principales deberían ser: definir los datos que la empresa necesita conocer, el objetivo que queremos obtener al tenerlos y la obtención de conclusiones que se puedan personalizar por cada área.

Es obligación del Tavel Manager colaborar con la agencia de viajes y definir los informes para que sean prácticos, y proporcione a la empresa de una información precisa, clara, trazable e integrable con los sistemas de la empresa, de manera que faciliten una toma de decisiones acertadas y en tiempo real.

SICLO, cuenta con experiencia en la gestión de Travel Management, que puede ayudar a implantar las herramientas necesarias que mejoren el control de gasto y el cumplimiento de la política de viajes de los clientes o externalizando el servicio que le garantice un ahorro y todas las ventajas descritas anteriormente.